Det borde vara alla projektledares dröm att leda volontärer, och för mig började det också som en dröm. Massor av energi, vilja och kärlek som smittade av sig och gav mig ork och kraft att leda. Kärlek, ja det var verkligen massor av kärlek som genomsyrade förra årets volontärinsatser när en våg av människor på flykt undan krig och förföljelse nådde Stockholms Centralstation i början av september.

Refugees Welcome

På min födelsedag, den 6 september 2015, gick jag till Medborgarplatsen i Stockholm för att delta i en demonstration till stöd för asylsökande. Det var lite ruggigt ute, hösten hade kommit och det regnade alldeles för mycket men Medborgarplatsen fylldes ändå av människor som ville manifestera stöd och solidaritet. Bakom scenen satt en skylt med texten ”Refugees Welcome” och flera i publiken bar plakat med samma text. Det kom att bli starten på en rörelse där ”Vi som tar emot flyktingar på Stockholms Central” spelade en central roll, och så småningom även Refugees Welcome Stockholm.

Vi som tar emot flyktingar på Stockholms Central

Vi som tar emot flyktingar på Stockholms Central är en Facebook-grupp som startades av Jenny Lind. Ett bord sattes upp på Centralstationen och ett Swish-konto öppnades av två andra tjejer. Frivilliga dök upp för att hjälpa till och arbetet organiserades allteftersom. Frivilliga kom när de kunde och gick när de behövde. Några kom så snart Centralstationen öppnade och gick inte hem förrän den stängde. Det var riktiga eldsjälar som av olika anledningar brann för att hjälpa människor på flykt. Stämningen var god, de flesta trodde att situationen skulle bli bättre inom några dagar eller ett par veckor.

Utmaning att leda volontärer

De första dagarna var alla så upptagna med att få igång arbetet att inte så många funderade över vem som hade mandat att leda och fördela arbetsuppgifter. Så småningom blev det dock tydligt att någon behövde ha en överblick över vad som hände. Att det behövdes projektledare för att leda volontärerna.

Vikten av att veta hur många som fanns på plats när tågen med människor på flykt rullade in. Det var också viktigt att det fanns personer på plats som kunde möta upp människor på flykt vid perrongerna, tolka på olika språk, göra i ordning smörgåsar och dela ut mat. Det var också viktigt att det fanns personer som kunde ta hand om mat och dricka som donerades, hålla kontakt med Jernhusen (som äger Centralstationen), andra frivilligorganisationer, polismyndigheten och andra myndigheter.

Vem har mandat att bestämma över volontärer?

En av frågorna som dök upp var vem som hade mandat att fatta beslut samt leda och fördela volontärernas arbetsuppgifter. Det vanligaste är att organisationer uppstår genom att en grupp personer går ihop och bestämmer syfte, mål och organisationsstruktur innan medlemmar rekryteras till organisationen. I vårt fall så var det svårt att få överblick över hur många som ville vara med i organisationen som höll på att startas. Alla som var aktiva på Stockholms Central var inte intresserade av att gå med i en nybildad organisation. Vissa var redan med i olika organisationer medan andra ville vara självständiga.

Det var svårt att veta vilka som ville vara med samt att få ut information till blivande medlemmar. Frivilliga kom och gick fortfarande när det passade dem själva. De mest engagerade volontärerna jobbade i skift för att täcka in dygnets alla timmar. När de inte jobbade på Centralen var de antingen på ordinarie arbete, i skolan eller låg hemma och sov. Många försakade all fritid för att hjälpa till på Centralstationen. Det fanns inga strukturer eller allmänt vedertagna rutiner, vilket gjorde det svårt att skola in nya volontärer som ville ha handledning för att komma igång.

I ett sådant läge är det svårt att fatta majoritetsbeslut om hur arbetsfördelning och ledning ska fungera. För att veta om majoriteten är för olika förslag måste man först veta hur många som har beslutanderätt, så att man vet om det är mer än hälften (vid enkel majoritet) som är för eller emot. Det andra är att man måste kunna samla alla för att rösta, eller ha möjlighet att distribuera formulär att fylla i. Vi hade varken översikt över hur många volontärer som var aktiva på Centralstationen eller möjlighet att genomföra röstning av förslag.

När man tänker tillbaka är det faktiskt otroligt hur mycket vi fick gjort, att vi tog hand om hundratals människor på flykt varje dag. Människor som behövde hjälp av tolkar för att köpa biljetter, få i sig något att äta, få någonstans att sova eller för att få hjälp att ta sig till sjukhus.

Stormöte på Espresso House

Lösningen för att kunna få till en struktur blev ett stormöte på Espresso House. De volontärer som var mest aktiva bestämde sig för att ha ett möte på Espresso House, eftersom det låg nära till Centralstationen. På så sätt kunde volontärer finnas tillgängliga för de som var kvar på Centralstationen och snabbt vara på plats om något behövde lösas. Under mötet sattes ramarna för en framtida organisation (ett litet embryo, men ingen färdig organisationsstruktur) och ramar för samarbete med andra aktörer på Centralstationen och på transitboenden för människor på flykt.

Mötet på Espresso House var viktigt för att få fram ledare med mandat att fatta beslut. Självklart löstes inte allt under en knapp timmes möte, men det var den första möjligheten att sitta ner tillsammans.

Obetalt arbete

Att arbeta i en ideell organisation innebär oftast att arbeta utan betalning. På Centralstationen arbetade många som av olika anledningar hade mycket fritid att avsätta. Många hade heltidsjobb men en del var arbetslösa, andra var studenter, deltidsanställda eller egenföretagare med möjlighet att planera sin egen tid. Den som planerar arbetet har då att förhålla sig till att teamets medlemmar ibland måste prioritera avlönat arbete framför det ideella arbetet. Det svåraste för den som leder volontärer är säkerställa att det alltid finns ett fungerande team på plats.

Komma i tid

En del anser inte att tidspassning är lika viktig vid ideellt arbete som när det gäller betalt arbete. Det ställer så klart till det en del för den som leder ett team. Det blir svårt att ha gemensamma samlingar när folk droppar in lite som de vill. Informationsflödet flyter inte på så bra, och en del gruppmedlemmar kan känna att de inte får tillräckligt med information för att kunna utföra sina uppgifter. Andra känner stress över att behöva hoppa in och täcka in för de som kommer sent, eller som inte dyker upp alls.

Ställa krav

Det är svårt att ställa krav på den som inte får betalt. Rättigheter och skyldigheter är inte lika tydliga i en ideell verksamhet som i en kommersiell verksamhet. Istället förväntas volontärer ställa upp för att de brinner för organisationens mål och syfte. Ledarna måste ha förmåga att entusiasmera teamet och visa på hur alla tillsammans kan bidra till att uppnå organisationens mål. Arbetet måste kännas roligt och meningsfullt, även när det är tuffa tider.

För volontärerna på Stockholms Central var det viktigt att kunna göra roliga saker tillsammans. De dansade ofta, småpratade och hade kul tillsammans. Det var otroligt viktigt att ha de stunderna för att orka med det stundvis tuffa arbetet med att tolka människor på flykts berättelser för jurister, socialtjänst eller andra som fanns där för att hjälpa.

Hur svårt kan det vara att leda volontärer?

Det är inte alla organisationer som växer fram under lika kaosliknande situationer som Refugees Welcome Stockholm gjorde. Jag tror dock att många känner igen sig i utmaningarna när det gäller att få ihop scheman, få mandat för olika beslut och svårigheterna med att ställa krav när det gäller frivilliga insatser. Trots alla svårigheter vi mötte med en organisation i kraftig tillväxt, utan egen lokal att samlas i och med flera olika yttre händelser som försvårade arbetet så gjorde vi skillnad för tusentals människor. Det var inte alla som höll ut lika länge som Refugees Welcome Stockholm. När andra dukade under så stod volontärerna på Stockholms Central kvar i regn och snö, dag och natt.

Hur leder man volontärer?

Hur lyckades vi hålla ut när så många andra organisationer inte klarade det?

Det finns så klart många förklaringar. Några av dem känner jag är att vi lät de informella ledarna bli naturliga ledare, vi hade många självgående volontärer vilka fungerade som projektledare trots att de varken hade eller ville ha någon formell projektledarroll och vi öste kärlek över varandra samt visade omsorg om varandra i högre grad än vad jag kunde se att andra organisationers volontärer gjorde.

Naturliga ledare

I en frivillig organisation är det viktigt att lyfta fram naturliga ledare. Volontärer måste känna förtroende för och lojalitet med sina ledare. Det som håller eldsjälar igång är känslan av att göra skillnad, att vara del i ett större sammanhang där alla krafter behövs.

Självgående volontärer – projektledare

Förutom naturliga ledare behövs många självgående volontärer. Om alla vill ha introduktionsmaterial och bli omhändertagna av en handledare som kan coacha så stannar hela verksamheten upp. Det finns inte utrymme för det i frivilligorganisationer där resurserna ofta är små. Jag såg många volontärer på Stockholms Central som tog tag i saker när det behövdes, som högg i och löste problem utan att invänta direktiv från någon.

Kärlek och omsorg om varandra

Det behövs också mycket kärlek när målen känns ouppnåeliga, när livet känns tungt så gav vi varandra en kram och skickade pepp och uppskattning till varandra i all kommunikation. Många kämpade i regn och rusk för att de upplevde så otroligt mycket kärlek från andra volontärer.

Omsorg om varandra är också viktigt. Att se när någon behöver hjälp eller stöd, att ta hand om de nya som kommer. Självklart är det lättare när det finns dokument att luta sig mot och när stressen inte är allt för hög. Därför jobbade vi så mycket som möjligt med att ta fram riktlinjer för volontärer, så att de skulle kunna ha lättare att introducera nya volontärer på ett snabbt och smidigt sätt.

Det är inte alltid lätt att leda volontärer, men det ger otroligt mycket glädje att jobba tillsammans med andra volontärer. Därför fortsätter jag att engagera mig ideellt, även om jag tagit en väldigt lång paus från Refugees Welcome Stockholm. En dag kanske jag kommer tillbaka till Refugees Welcome Stockholm, för trots svårigheterna vi gick igenom har jag aldrig upplevt så mycket kärlek och omsorg som under min tid i Refugees Welcome Stockholm! <3 <3 <3