Etikettarkiv: Konferens

zoom – ett av mina favoritverktyg för onlinemöten

 

Jag har använt zoom sedan drygt två år nu och det har verkligen blivit ett av mina favoritverktyg för onlinemöten. Ibland använder jag Office 365 Teams och ibland deltar jag på möten med GoToMeeting vilket också fungerar bra.

Nackdelar med andra verktyg för onlinemöten

Tidigare har jag använt Skype och Google Hangouts, men då har jag behövt ”bli vän” med alla deltagare först. Det har varit lite krångligt. Några gånger har det hänt att en deltagare är inloggad på fel Google-konto och inte kommer åt mötet, eller att inte alla deltagare har fått en inbjudan. Vänförfrågningar på Skype har ibland tagit några timmar innan de har gått fram, vilket inneburit att vi har behövt ha bra framförhållning för att säkerställa att alla har tillgång till mötet. Nu var det några år sedan jag använde Skype och Google Hangouts så det kan mycket väl ha skett förbättringar. Jag får göra en djupdykning en annan dag.

Främsta fördelen med zoom

En av de främsta fördelarna med zoom (ja, det är ett typiskt onlineföretag som skriver företagsnamnet med små bokstäver) är att deltagarna kan komma in på mötet med en länk. Inga vänförfrågningar behövs. Som mötesvärdinna kan jag skapa en unik länk för varje möte eller ha en länk som jag använder till alla mina möten. För att öppna upp ett möte måste jag vara inloggad som administratör för just den möteslänken, så ingen annan kan öppna mina möten när jag är borta.

Vad behöver deltagarna?

Som deltagare behöver du ha zoom i din webbläsare eller på din mobil samt en länk till det mötet du ska delta på. Du behöver inte ha ett eget konto på zoom!

Delta på zoom-möten på dator

För att ladda ner zoom på dator går du till zooms nedladdningssida. Länken går till deras officiella sida för att ladda ner zoom. Informationen är på engelska, förhoppningsvis kommer svenska instruktioner så småningom. Du klickar på ”Zoom Client for Meetings” och så laddas ett program ner till din webbläsare. Det spelar ingen roll om du har PC eller Mac.

Däremot behöver du ha en uppdaterad version av din webbläsare för att programmet ska fungera. Exempel på webbläsare är Internet Explorer, Chrome, Safari och Firefox Mozilla. Själv använder jag oftast Firefox Mozilla för mina zoom-möten, men så länge webbläsaren är uppdaterad går de andra också bra att använda.

Bild från zooms download center. Visar en ikon för att ladda ner zoom till webbläsare för användning på dator (PC eller annan laptop som Mac).

 

 

 

Delta på zoom-möten på mobilen

Om du hellre vill delta på mötet via mobilen så går du till App Store om du har en iPhone och till Google Play om du har en Android-mobil som tex Samsung, Huawei eller Motorola. Ladda ner programmet till mobilen.

Bild från zooms nedladdningssida. Visar ikonerna för AppStore och Google Play för att illustrera nedladdning av zoom till mobiler.

 

 

 

När du har laddat ner appen så väljer du ”Join a meeting”

Bild som visar "knappen" för att gå med i ett möte via zoom

 

 

 

 

 

 

 

 

Därefter Bild som visar fält för att gå med i ett onlinemöte. Det finns också fält för att lägga in sitt namn samt för att välja om man vill ha ljudet på eller av och om man vill visa sig själv via video eller inte.lägger du in mötets ID-nummer.

I länken du fått av mötesarrangören finns en nio (9) siffror på slutet. Det är mötets ID-nummer. Här kan du också välja vilket namn du vill att de andra deltagarna ska se när du kommer in på mötet samt reglera dina inställningar för mötet.

 

 

 

 

 

Några tips för bra onlinemöten via zoom

Säg vad du heter

Eller rättare sagt, skriv vad du heter. Använd förnamn eller ett smeknamn när du registrerar dig för mötet, då blir det lättare för den som håller i mötet att moderera kommentarer och frågor. Jag håller ofta möten med arbetsgrupper och då använder vi för- och efternamn eftersom några ibland har samma förnamn. Ibland har det hänt att deltagare glömt att lägga in sitt namn, särskilt när de använder mobilen. Då har det istället synts siffror eller oläsliga bokstavskombinationer vilket gjort det svårt för mig och de andra deltagarna att veta vem som skriver i chatten. Så skriv gärna ditt namn när du loggar in på mötet!

Ha video påslagen om du kan

Många tycker att onlinemöten är anonyma och inte är som riktiga möten. Under mitt första zoom-möte hade en av deltagarna stängt av sin videokamera. Mötesvärdinnan bad deltagaren att sätta på videon så vi alla kunde se varandra. ”Nej, jag är förkyld och sitter hemma så jag vill inte sätta på den” protesterade deltagaren. Mötesvärdinnan insisterade på att det var ett tryggt rum där vi kunde vara oss själva, så deltagaren satte på sin video. Hon satt inlindad i en tjock filt med en kopp te i handen. Jag glömmer det aldrig! För mig kändes mötet genast så mycket mer naturligt, och jag kände mig nära de övriga i arbetsgruppen trots att vi fysiskt befann oss i fyra olika länder.

Stäng av ditt ljud när du inte pratar

En del ljud slår igenom kraftigare via datorn eller mobiltelefonen. Därför är det bra att stänga av ljudet när du inte själv pratar. Det har hänt att mötesdeltagare har hört bilarna utanför mitt fönster, trots att jag själv knappt märkt av dem.

Hålla i zoom-möten

Det här blogginlägget har mest fokuserat på hur du kan delta i zoom-möten. Jag tänkte skriva ett annat blogginlägg om att hålla i zoom-möten. Vad skulle du vilja veta mer om när det gäller zoom som verktyg för onlinemöten?

 

Maryem Nasri sitter med dator och hörlurar i poddstudion på Underverket under ett telefonmöteDela gärna med dig av frågor och även erfarenheter i kommentarsfältet.

 

Hur gör jag konferensen digital? – Tips för att hålla konferens online

Går det att gå från konferens med hundratals eller tusentals deltagare digital? Många arrangörer överväger att ställa in konferenser efter att regeringen infört ett stopp för sammankomster med mer än 500 personer. Det är inte bara stora konferenser med över 500 deltagare som funderar på att ställa in, även mindre evenemang ställs in eftersom det finns en allmän rädsla att vistas bland mycket folk.

Måste vi ställa in konferensen på grund av det nya Corona-viruset?

Du behöver inte ställa in konferensen på grund av viruset sars-cov-2 (det nya Corona-viruset), men du behöver ändra en del i planeringen för att konferensen ska fungera online.

Förbered deltagarna på att konferensen blir digital

En av de viktigaste orsakerna att gå på konferens är utbyte med andra deltagare. Många drar sig därför från att hålla konferenser online. Problemet är ofta att man inte tänkt igenom alla aspekter av konferensen när den görs digital. En bra metod är att göra en så kallad negativ brainstorming. Samla arbetsgruppen och kom på så många anledningar som möjligt till varför ni INTE ska hålla en konferens digitalt. Det är viktigt att inte hålla tillbaka, alla anledningar ska med. Hur löjliga och små de än tycks vara.

Gå sedan igenom alla anledningar och hitta lösningar på dem.

Det går att skapa en känsla av samhörighet och trygghet som gör att deltagarna känner sig bekväma med att ställa frågor och dela med sig av erfarenheter med varandra.

Negativ brainstorming

  1. deltagarna är inte vana vid videomöten
  2. möjligheter att mingla och småprata saknas
  3. att äta tillsammans är en viktig aspekt på konferenser

Nu till några lösningar

  1. deltagarna är inte vana vid videomöten
    • skapa manualer med bilder för att underlätta nedladdning av programvara samt inloggning
    • skicka välkomstmejl med en videohälsning
    • håll en livesändning på Facebook eller Linkedin med tips inför konferensen
    • ta fram ”husregler” eller en FAQ (hur ställer jag frågor under konferensen, ska jag ha video och/eller ljud på eller av? osv)
  2. möjligheter att minga och småprata saknas
    • öppna konferensrummet en kvart tidigare och välkomna tidiga deltagare
    • ha mindre rum tillgängliga där deltagare kan träffas och prata
  3. att äta tillsammans är en viktig aspekt på konferenser
    • håll rummen öppna i pauserna så att deltagare kan äta lunch/fika ”tillsammans” om de vill.

Er arbetsgrupp kan säkert komma på ännu fler saker att göra för att skapa en trevlig stämning som att spela musik, ha olika aktiviteter för deltagarna och så vidare.

Mötesrum 🗓

  • använd befintlig agenda med länkar i mötesrummens namn
    Genom att behålla de ursprungliga namnen på mötesrummen var det lätt för deltagarna att hitta. Tex när vi alla skulle samlas så visste vi att ”Carpet room” var det största rummet. Det blev enkelt och smidigt att ”gå” från workshop i mindre grupp till samling med samtliga deltagare. Genom att länka direkt i agendan är det lätt att hitta rätt tid, ämne och ”rum”
  • undvik väntrum
    I zoom kan man ha väntrum. Det blir ett extra moment att hantera och gör det krångligt för deltagarna att komma tillbaka om tekniken strular. En del förstår heller inte vad väntrum är. Jag har haft deltagare som trott att det varit fel på deras dator. Funktionen med väntrum kan vara bra om man har flera möten efter varandra där det kan vara känsligt om en deltagare kommer in på fel möte.

Under mötet 💡

  • använd er av ”husregler” (se exempel på mina husregler nedan)
  • se till att det finns en moderator på plats som kan hantera kommentarer. Som föreläsare är det svårt att att prata, läsa och svara på frågor utan att tappa tråden.
  • inled med frågor för att ”kicka-igång” deltagarna

Ett par gånger per kvartal deltar jag i större onlinekonferenser. Därutöver håller jag själv i onlinemöten några gånger i månaden. Oftast är det upp till 15 deltagare och då klarar jag att moderera själv eftersom vi har tydliga husregler på mötena.

Mina husregler för onlinemöten

  • kom 3-5 min före utsatt tid, vi startar på pricken
  • ha video på så vi ser varandra
  • stäng av ljudet när du inte pratar
  • använd chatten till att ställa frågor om det ämne jag pratar om
  • har du en fråga om ett ämne jag inte pratar om just nu, skriv ner det på en lapp
    • antingen är ditt ämne senare på agendan eller så kan du ta upp det under frågestunden i slutet
  • muntliga frågor och diskussioner är varmt välkomna när jag öppnar upp för det (efter olika ämnen samt i slutet)
  • var konstruktiv när du ger kritik
  • dela med sig av kunskaper och erfarenheter, vi kan alla lära av varandra!
Maryem Nasri sitter med dator och hörlurar i poddstudion på Underverket under ett telefonmöte
Fotograf: Max Nikhil Thimmayya

För mig som föredragande är det lättare att fånga upp om någon inte hänger med när alla har sin video aktiverad. Ofta är det deltagare som inte träffats ”IRL” utan de digitala mötena är det enda tillfället de har att prata med varandra. Att ha video på är viktigt för sammanhållningen och för att deltagarna ska våga ställa frågor. För vem vill ställa frågor ut i ett mörker?

Verktyg 🧰 🛠

Mina favoritverktyg för onlinekonferenser

Videokonferens

zoom är fantastiskt, tänk bara på att alla har ljudet avstängt när de inte pratar. Att ha videon påslagen ökar interaktionen under mötet. Det är lättare för föreläsaren att se om någon ser frågande ut, om någon börjar prata utan att sätta på ljudet osv.

Samarbetsverktyg

Miro är ett supersmidigt samarbetsverktyg. På den senaste digitala konferensen jag var på använde vi Miro. Det är en post-it funktion där vi kunde flytta runt post-its precis som vi brukar göra när vi ses.

Aktivera deltagare genom frågor

Mentimeter är perfekt för att göra snabba avstämningar och få in stora mängder feedback. Genom att ställa frågor före, under och vid konferensens avslutning får deltagarna möjlighet att kort reflektera och dela med sig.

Några andra verktyg för konferenser online

Det finns många verktyg för videokonferenser idag, även om många fortfarande säger ”skypa” när det gäller videosamtal. Förutom Skype finns det som jag nämnde tidigare zoom. Små och mellanstora företag använder ofta Skype, zoom eller GoToMeeting. Större organisationer använder ofta Skype eller Office 365 Teams för videokonferenser. Det går också bra att hålla livesändningar på Facebook, YouTube och LinkedIn.

Glöm inte

Se till att kommunicera ut ”husregler”, länkar och nummer (tex till Mentimeter) i god tid före konferensen samt på lättillgängliga platser. Se också till att alla (så små många som möjligt) har verktygen/programmen på sina datorer innan ni börjar.

Avslutningsvis vill jag bara tipsa om att

Det kan vara bra att ha en introsession tex på Facebook, YouTube eller Linkedin där ni går igenom vilka verktyg/program som kommer användas samt ger instruktioner om hur de används.

Maryem Nasri - om att våga ha åsikter som konsult

Vad har du för erfarenheter av digitala konferenser och onlinemöten?

Dela gärna med dig av positiva och mindre roliga minnen eller dina bästa tips för att ordna en bra konferens online.