Digitala verktyg-arkiv | Maryem Nasri

Går det att gå från konferens med hundratals eller tusentals deltagare digital? Många arrangörer överväger att ställa in konferenser efter att regeringen infört ett stopp för sammankomster med mer än 500 personer. Det är inte bara stora konferenser med över 500 deltagare som funderar på att ställa in, även mindre evenemang ställs in eftersom det finns en allmän rädsla att vistas bland mycket folk.

Måste vi ställa in konferensen på grund av det nya Corona-viruset?

Du behöver inte ställa in konferensen på grund av viruset sars-cov-2 (det nya Corona-viruset), men du behöver ändra en del i planeringen för att konferensen ska fungera online.

Förbered deltagarna på att konferensen blir digital

En av de viktigaste orsakerna att gå på konferens är utbyte med andra deltagare. Många drar sig därför från att hålla konferenser online. Problemet är ofta att man inte tänkt igenom alla aspekter av konferensen när den görs digital. En bra metod är att göra en så kallad negativ brainstorming. Samla arbetsgruppen och kom på så många anledningar som möjligt till varför ni INTE ska hålla en konferens digitalt. Det är viktigt att inte hålla tillbaka, alla anledningar ska med. Hur löjliga och små de än tycks vara.

Gå sedan igenom alla anledningar och hitta lösningar på dem.

Det går att skapa en känsla av samhörighet och trygghet som gör att deltagarna känner sig bekväma med att ställa frågor och dela med sig av erfarenheter med varandra.

Negativ brainstorming

deltagarna är inte vana vid videomöten
möjligheter att mingla och småprata saknas
att äta tillsammans är en viktig aspekt på konferenser

Nu till några lösningar

deltagarna är inte vana vid videomöten
- skapa manualer med bilder för att underlätta nedladdning av programvara samt inloggning
- skicka välkomstmejl med en videohälsning
- håll en livesändning på Facebook eller Linkedin med tips inför konferensen
- ta fram ”husregler” eller en FAQ (hur ställer jag frågor under konferensen, ska jag ha video och/eller ljud på eller av? osv)
möjligheter att minga och småprata saknas
- öppna konferensrummet en kvart tidigare och välkomna tidiga deltagare
- ha mindre rum tillgängliga där deltagare kan träffas och prata
att äta tillsammans är en viktig aspekt på konferenser
- håll rummen öppna i pauserna så att deltagare kan äta lunch/fika ”tillsammans” om de vill.

Er arbetsgrupp kan säkert komma på ännu fler saker att göra för att skapa en trevlig stämning som att spela musik, ha olika aktiviteter för deltagarna och så vidare.

Mötesrum 🗓

använd befintlig agenda med länkar i mötesrummens namn
Genom att behålla de ursprungliga namnen på mötesrummen var det lätt för deltagarna att hitta. Tex när vi alla skulle samlas så visste vi att ”Carpet room” var det största rummet. Det blev enkelt och smidigt att ”gå” från workshop i mindre grupp till samling med samtliga deltagare. Genom att länka direkt i agendan är det lätt att hitta rätt tid, ämne och ”rum”
undvik väntrum
I zoom kan man ha väntrum. Det blir ett extra moment att hantera och gör det krångligt för deltagarna att komma tillbaka om tekniken strular. En del förstår heller inte vad väntrum är. Jag har haft deltagare som trott att det varit fel på deras dator. Funktionen med väntrum kan vara bra om man har flera möten efter varandra där det kan vara känsligt om en deltagare kommer in på fel möte.

Under mötet 💡

använd er av ”husregler” (se exempel på mina husregler nedan)
se till att det finns en moderator på plats som kan hantera kommentarer. Som föreläsare är det svårt att att prata, läsa och svara på frågor utan att tappa tråden.
inled med frågor för att ”kicka-igång” deltagarna

Ett par gånger per kvartal deltar jag i större onlinekonferenser. Därutöver håller jag själv i onlinemöten några gånger i månaden. Oftast är det upp till 15 deltagare och då klarar jag att moderera själv eftersom vi har tydliga husregler på mötena.

Mina husregler för onlinemöten

kom 3-5 min före utsatt tid, vi startar på pricken
ha video på så vi ser varandra
stäng av ljudet när du inte pratar
använd chatten till att ställa frågor om det ämne jag pratar om
har du en fråga om ett ämne jag inte pratar om just nu, skriv ner det på en lapp
- antingen är ditt ämne senare på agendan eller så kan du ta upp det under frågestunden i slutet
muntliga frågor och diskussioner är varmt välkomna när jag öppnar upp för det (efter olika ämnen samt i slutet)
var konstruktiv när du ger kritik
dela med sig av kunskaper och erfarenheter, vi kan alla lära av varandra!

Maryem Nasri sitter med dator och hörlurar i poddstudion på Underverket under ett telefonmöte — Fotograf: Max Nikhil Thimmayya

För mig som föredragande är det lättare att fånga upp om någon inte hänger med när alla har sin video aktiverad. Ofta är det deltagare som inte träffats ”IRL” utan de digitala mötena är det enda tillfället de har att prata med varandra. Att ha video på är viktigt för sammanhållningen och för att deltagarna ska våga ställa frågor. För vem vill ställa frågor ut i ett mörker?

Verktyg 🧰 🛠

Mina favoritverktyg för onlinekonferenser

Videokonferens

zoom är fantastiskt, tänk bara på att alla har ljudet avstängt när de inte pratar. Att ha videon påslagen ökar interaktionen under mötet. Det är lättare för föreläsaren att se om någon ser frågande ut, om någon börjar prata utan att sätta på ljudet osv.

Samarbetsverktyg

Miro är ett supersmidigt samarbetsverktyg. På den senaste digitala konferensen jag var på använde vi Miro. Det är en post-it funktion där vi kunde flytta runt post-its precis som vi brukar göra när vi ses.

Aktivera deltagare genom frågor

Mentimeter är perfekt för att göra snabba avstämningar och få in stora mängder feedback. Genom att ställa frågor före, under och vid konferensens avslutning får deltagarna möjlighet att kort reflektera och dela med sig.

Några andra verktyg för konferenser online

Det finns många verktyg för videokonferenser idag, även om många fortfarande säger ”skypa” när det gäller videosamtal. Förutom Skype finns det som jag nämnde tidigare zoom. Små och mellanstora företag använder ofta Skype, zoom eller GoToMeeting. Större organisationer använder ofta Skype eller Office 365 Teams för videokonferenser. Det går också bra att hålla livesändningar på Facebook, YouTube och LinkedIn.

Glöm inte

Se till att kommunicera ut ”husregler”, länkar och nummer (tex till Mentimeter) i god tid före konferensen samt på lättillgängliga platser. Se också till att alla (så små många som möjligt) har verktygen/programmen på sina datorer innan ni börjar.

Avslutningsvis vill jag bara tipsa om att

Det kan vara bra att ha en introsession tex på Facebook, YouTube eller Linkedin där ni går igenom vilka verktyg/program som kommer användas samt ger instruktioner om hur de används.