Maryem Nasri, projektledare på en bro över Klara sjö med Stockholms stadshus i bakgrunden. Fotograf: Caroline Frankesjö www.carolinefrankesjo.se

Vad gör en projektledare?

Under större delen av 2017 har jag haft uppdrag som projektledare. Just nu håller jag, parallellt med mitt uppdrag som Chief Marketing Officer (CMO) på start-upen Adventure Box, på att ta fram underlag för framtida projekt hos den kund jag jobbat med under året. Jag trivs verkligen i rollen som projektledare. Det är utmanande, men spännande att jobba med team. Jag får ibland frågan vad en projektledare gör, och varför vuxna människor behöver någon som leder dem?

Maryem Nasri, projektledare på en bro över Klara sjö med Stockholms stadshus i bakgrunden. Fotograf: Caroline Frankesjö www.carolinefrankesjo.se
Fotograf: Caroline Frankesjö www.carolinefrankesjo.se

Vad är ett projekt?

Wikipedia har en utförlig förklaring av vad ett projekt är:

Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat.

Det latinska ordet för projekt projicere betyder egentligen utkast och betydde ursprungligen en plan. Från mitten av 1900-talet har ordet betydelse förskjutits till att förutom planeringen också avse genomförandet av planen.

En formell definition på projekt är [1]En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst.

  • Temporär avser att projektet har en viss varaktighet med en start och ett slut.
  • Satsning innebär att någon tilldelar projektet resurser av något slag.
  • Unik är att projektet avser att ta fram någonting som inte gjorts tidigare. Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på.
  • Vara eller tjänst innebär att projektet syftar till att ta fram någonting, att det ska producera ett slutresultat. Slutresultatet kan vara konkret, till exempel en ny produkt för ett företag, ett nytt IT-system. Slutresultatet kan även vara mer abstrakt som en organisationsändring eller en tjänst.

Behövs verkligen en projektledare?

Visst kan jag också fråga mig ibland vilken nytta jag tillför som projektledare. Vissa dagar känns det som om jag bara skyfflar runt uppgifter. Då får jag för mig att om vi bara effektiviserar alla kommunikationsvägar inom teamet, så behövs jag inte. I den bästa av världar skulle det kanske fungera, och det finns säkert företag som får teamarbetet att fungera utan projektledare. När arbetet flyter på och teamet kommunicerar friktionsfritt så kan det kännas som om jag inte behövs. Det finns dock ett värde i att ha en person i teamet som har ”helikopterperspektiv”.

Vad är helikopterperspektiv?

Det var en rekryterare som förklarade begreppet ”helikopterperspektiv” för mig, när jag pluggade HR på 90-talet. Jag frågade hur det kom sig att en VD kunde hoppa mellan olika branscher. Rekryteraren förklarade att det finns fördelar med att en VD inte är specialist, utan generalist. Nu är jag inte VD, utan projektledare, men i det här fallet finns det en gemensam nämnare mellan VD och projektledare. Båda inhämtar information från specialister och bestämmer därefter färdriktning.

Projektledarens uppgifter

Projektledaren lägger fram en plan och följer upp under projektets gång. Projektledaren hjälper teamets medlemmar att prioritera uppgifter, boka möten och kommunicera med varandra. Projektledarens roll är att sopa undan grus som skaver i projektet. Att se till att arbetet flyter på och att alla kan fokusera på sina arbetsuppgifter.

Tidsplanering

En av de viktigaste uppgifterna en projektledare har är att lägga upp en tidsplan. Projekt är temporära satsningar, vilket innebär att projekt har ett slutdatum när allt ska vara klart. Planen behövs för att kunna följa upp och se till att projektet blir klart i tid. Det kan vara svårt för medlemmar i ett team att få en god översikt över hur lång tid andra teammedlemmar behöver för att kunna slutföra sina arbetsuppgifter. Projektledaren går igenom alla steg i arbetsprocessen och säkerställer att teamets medlemmar gör klart och lämnar vidare arbetsuppgifter och dokumentation i tid. För att det ska flyta på behöver projektledaren lägga in bufferttid. Det kan vara en extra dag vid överlämning för att ge utrymme för eventuella sjukdagar, korrekturläsning, buggtestning eller annat som gör att överlämningen drar ut på tiden. Projektledaren följer upp med medlemmarna och frågar om alla har tillgång till det material som behövs för att utföra arbetsuppgifterna.

Gruppdynamik

Projekt är tidsbegränsade uppdrag, vilket innebär att projekt ofta utförs med nya kombinationer av team-medlemmar. Eftersom varje projekt ofta har en ny uppsättning eller kombination av team-medlemmar så kan det ta tid för teamet att få kommunikationen att fungera friktionsfritt. Det kan räcka med att en eller två medlemmar byts ut för att gruppdynamiken ska bli en annan. Projektledarens roll är att se till att informationsflödet fungerar inom gruppen.

Team-medlemmar är också en del av ett annat team

Projekt brukar involvera team-medlemmar från olika avdelningar, ibland från olika företag. Det innebär att de flesta team-medlemmar också har ett annat team där de hör hemma. Vanligtvis har team-medlemmarna en chef som ansvarar för hur de fördelar sin tid och kompetens mellan olika projekt och den dagliga driften av verksamheten. På avdelningarna sköts det löpande arbetet. Sådana uppgifter som alltid kommer att behöva utföras. Ibland kan avdelningen ha mindre projekt där endast medlemmar från den egna avdelningen ingår. Då kanske det räcker med att rapportera direkt till chefen, utan att ha en projektledare för gruppen. När team-medlemmar kommer från olika avdelningar och företag så behövs någon som samordnar, underlättar kommunikation, planerar och rapporterar till uppdragsgivare och vid behov även till de olika team-medlemmarnas chefer.

Projektledarens helikopterperspektiv

Även om alla jobbar mot samma mål kan teammedlemmar ha olika bild av vad målet och vägen dit innebär. Projektledarens roll är att förtydliga projektmålet så att alla har en så samstämmig syn som möjligt. Projektledaren behöver ha viss kunskap om de olika sakområdena som ingår i projektet, men projektledaren behöver inte vara specialist inom något av sakområdena. Under projektets gång inhämtar projektledaren information från de olika medlemmarna om deras prioriteringar. Vid behov bestämmer projektledaren vilka arbetsuppgifter, eller projektdelar som ska prioriteras över andra. Då är det viktigt att projektledaren förstår informationen som ges av de olika specialisterna i teamet, och att projektledaren förstår vilka för- och nackdelar som olika vägval för med sig. Därför är det viktigt att projektledaren har kunskap om de olika områdena. Är projektledaren specialist inom ett område kan det finnas risk att projektledaren ”favoriserar” det egna sakområdet. Som projektledare är det viktigt att våga ställa frågor om sådant som man inte förstår.

Frågor som är bra för en projektledare att ställa är exempelvis:

  • hur lång tid kommer det att ta?
  • vad kommer det ha för påverkan på övriga delar i projektet?
  • hur stämmer detta överens med vårt gemensamma mål för projektet?
  • kan du utföra detta själv, eller behöver du hjälp av någon annan?
  • vilka resurser behöver du för att utföra detta?
  • hur står sig tid, personalresurser och kostnader mot den effekt vi får av detta?

Vid behov stämmer projektledaren av med projektets uppdragsgivare och säkerställer att det är deras målbild som gäller.

Jag älskar projektledning och skulle kunna skriva hur mycket som helst, men det får bli flera olika blogginlägg istället. Skriv gärna dina frågor om projekt och projektledning i kommentarsfältet nedan.