Många kopplar ihop utbrändhet med att ha mycket att göra. ”Det är så mycket på jobbet just nu, jag är superstressad, känner mig lite utbränd” kan man ibland höra. Det går lite slentrian ibland i uttrycket utbränd, som för övrigt egentligen heter utmattning eller utmattningssymptom på läkarspråk.
Utmattningssypmtom
Det är inte konstigt att så många använder termen utbränd, för symptomen av utmattning är som om hjärncellerna hade blivit utbrända. Många som haft utmattningssymptom beskriver minnesluckor, ord och namn försvinner, språksvårigheter och närminne som försvinner så att enkla saker som att låsa dörren blir ett projekt för att det måste kontrolleras flera gånger. Andra symptom är nedsatt förmåga att justera ljud och ljus. Bakgrundsljud kan upplevas lite starkt som den som sitter intill och pratar, vilket kan göra så att det blir svårt att fokusera på samtalet. En utlösande faktor för utmattningssymptom är stress, men att vara stressad just nu är inte samma som att vara utbränd. Utmattningssymptom inträffar efter långvarig stress utan vila och återhämtning.
Fikapauser i arbetslivet
I dagens arbetsliv har fikapauserna nästintill försvunnit. Tidigare var det en fikapaus på morgonen och en på eftermiddagen, däremellan var det lunchpaus. Att ta en kaka morgon och eftermiddag kanske inte är så nyttigt för hälsan, men pauserna behövs för att koppla bort jobbet. Samtidigt som det blir allt fler parallella intryck på jobbet. Öppna landskap med valfria platser blir allt vanligare. Kommunikation sker inte längre bara via telefon, utan medarbetare ska också vara tillgängliga via e-post, internchatt och kanske också via Skype eller andra appar. I det öppna landskapet är det svårt att stänga av ljudkällor, för de som inte sätter på sig hörlurar. När medarbetare sitter i egna kontor så finns ett tydligt syfte med gemensam fikapaus. Fikapausen blir ett tillfälle att knyta kontakter mellan avdelningar, att utbyta erfarenheter på ett lättsamt sätt. Medarbetare som sitter i öppna kontorslandskap har möjlighet att prata under arbetsdagen, och kan då lätt glömma vikten av att ta en paus och koppla av. Att byta fokus från datorskärmen och umgås med kollegor en stund.
Nya arbetsmiljöregler från 31 mars 2016
Snart kommer nya arbetsmiljöregler där ett tydligare ansvar läggs på arbetsgivare och ledare. Syftet med de nya reglerna är att förhindra att medarbetare insjuknar i utmattningssymptom. Ett viktigt steg är att öka kunskapen om utmattningssymptom och orsakerna till att människor blir utbrända. Det finns flera faktorer som spelar in, och många av dem kan arbetsgivare påverka även om det också finns saker som ligger utanför arbetsgivarens sfär. Både arbetsgivare och medarbetare behöver få mer information om orsaker till utmattningssymptom och hur man kan förebygga. Många som ”håller på att gå in i väggen” drar ner på fritidsaktiviteter och drar sig undan socialt umgänge för att orka med jobbet. Tyvärr påskyndar det sjukdomsförloppet eftersom allt mer av tiden då kretsar kring jobbet, och hjärnan inte får återhämtning. För att undvika utmattningssymptom är det viktigt att vara aktiv på fritiden, att röra på sig oavsett om det är träning i lokal eller promenader i naturen.
Skillnad mellan negativ och positiv stress?
Ibland pratar man om skillnad mellan negativ och positiv stress. Oavsett om stressen uppfattas som negativ eller positiv så är det den långvariga stressen som är skadlig. För projektledare innebär det dels att tid måste finnas för pauser under dagen. Det kan vara en paus i fikarummet, men också en kort promenad eller en bensträckare. Det finns datorprogram som meddelar när det är dags att ta en paus och nu finns också pausprogram med övningar för att koppla av eller för att stretcha under dagen. De dagliga pauserna bör inte hoppas över, eftersom hjärnan inte orkar vara på topp flera timmar i sträck. Efter avslutat projektarbete bör medarbetarna få möjlighet att gå ner i varv innan nästa projekt påbörjas. Därför är det viktigt att planera projektstart och projektslut så att det finns rum för återhämtning emellan. Om gruppen arbetar med flera parallella projekt är det viktigt att de inte går in i den mest intensiva fasen samtidigt, eller i nära anslutning till varandra.
Viktigt att projektledare är uppmärksamma
Projektledare bör också vara uppmärksamma på tecken hos medarbetarna. Som projektledare eller mellanchef har man sällan hela verktygslådan till sitt förfogande för att hindra att medarbetare blir utbrända. Förutom att projektledaren inte styr över medarbetarens fritid så har projektledare sällan möjlighet att nyanställa eller ta in vikarier för att täcka upp under stressiga perioder. Det är då viktigt att kommunicera högre upp i organisationen att det inte står rätt till och att mer resurer behövs för att medabetarna inte ska insjukna. Den långsiktiga kostnaden för utbrända medarbetare är långt mycket högre än kostnaden för att ta in vikarier eller anställa personal som avlastar personalstyrkan. Att medarbetare blir förkylda ofta, får ont i halsen, har svårt att fokusera på arbetsuppgifter, skjuter upp saker och låter bli att återkoppla kan vara tecken på begynnande utmattningssymptom. Kraftigare symptom som svårigheter att klara av musik, migränattacker som kommer allt oftare eller tinnitus bör också tas på allvar. Som projektledare kan man hjälpa till genom att sätta tydliga gränser, att vara tydlig i vad som förväntas och när olika delar förväntas vara levererade. Att vara ute i god tid med planering av projekt och dela upp projektet i mindre delar, med tydliga delmål är viktigt när man leder personer som visar tecken på att ha begynnande utmattningssymptom. Den som jobbar trots förkylning och halsont löper också större risk att drabbas av utmattningssymptom eftersom kroppen går på högvarv för att orka med arbetet trots sjukdomssymptomen. Därför är det viktigt att ha rutiner för att arbetet ska fungera även när medarbetare är sjuka. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetet flyter på också när medarbetare är sjuka. För att det ska fungera behöver det finnas tydliga rutiner, strukturer och arbetsbeskrivningar så att medarbetare lätt kan hoppa in i varandras projekt och täcka upp för varandra. Den som är sjuk kan då fokusera på att bli frisk istället för att oroa sig för hur det går på arbetet.
English (UK) 
Svenska